关于进一步加强我市税务师事务所业务档案管理工作的通知

 

各税务师事务所：

    今年市注册税务师协会结合A级事务所评定和年检工作，组织人员先后对105家事务所的业务档案使用和保管情况进行了检查。从检查结果看，我市注册税务师行业业务档案管理工作较前几年水平大有提高，大多数事务所领导高度重视业务档案管理工作，建有《业务档案管理制度》，安排专人从事业务档案管理工作；业务档案严格按规定收集数字资料，按顺序归档立卷，装订规范整齐，字迹工整清晰，不空项，不漏内容，管理井井有条，保存完整，未发现丢失现象。但是，也有少数事务所不重视业务档案管理工作，虽制定了业务档案管理制度，但不能严格依照执行，管理较为混乱：《业务约定书》、《三级复核工作底稿》不规范，存在涂改、勾划和缺项问题；没有业务档案索引，不按规定装订整理档案，采用活页式保管；档案散乱堆放，查阅困难。个别事务所业务档案缺少重要内容，有的没有《业务约定书》，没有《三级复核工作底稿》表；业务档案管理员未经过专业培训，水平较低，不能发挥档案管理员的作用。

    注册税务师行业的业务档案是注册税务师从事执业活动过程中，接受委托，依据法律、法规收集数据和资料，经过验证和核实，以事实为依据出具涉税鉴证报告的全部活动过程和书面工作成果的真实记录，是检验和考核事务所执业质量和执业水平的重要窗口，它证实了注册税务师执业活动的真实性、完整性、权威性和合理性；反映了注册税务师独立、客观、公正的执业原则；体现了注册税务师的执业水平和执业质量。因此，我们要十分重视业务档案管理工作，把这项工作作为提高执业质量和执业水平，提升事务所形象，加强事务所基础建设的重要内容列入议事日程，抓紧抓好，争取跃上一个新台阶。为此，我们重申和提出以下要求，请认真依照执行。

    1、各事务所领导要从依法规范执业的高度充分认识搞好业务档案管理工作重要性，切实加强对业务档案管理工作的领导，不断提高业务档案管理水平。

    2、各事务所要根据本所的实际情况，尽快调整和充实业务档案管理人员，抽调业务素质高、责任心强的人员具体负责业务档案的收集、审核、整理和保管工作。对不符合规定和要求的业务档案，管理人员不予接收、不予归档，以确保本所业务档案管理合法、规范、真实、完整。

    3、要组织所有从业人员认真学习和深刻领会有关业务档案管理的政策规定，不断提高对业务档案重要性的认识。主要学习的参考文件有：国家税务总局颁发的《注册税务师执业准则（试行）》和《税务代理业务规程（试行）》，要认真组织全体从业人员学习，做到人人皆知，严格遵照执行。

    4、税务机关在审批设立新事务所时，把有无业务档案管理制度作为重要审批条件之一，各所都建有业务档案管理制度，但建所初期的制度有些已不适应当前形势。因此，各所要结合当前形势，重新补充修订本所的业务档案管理制度，使其跟上形势，做到更科学、更规范、更严谨、更适用。市注册税务师协会将在适当时候对各所新修订的业务档案管理制度进行抽查。

    5、业务档案要在相关业务结束后一个月之内整理归档，要按户分年度装订成册，并放入档案箱、柜中集中保管，以便于查阅。业务档案记载的内容、程序、数据信息和结论要真实准确、依据合法、责任明确、格式规范、顺序排列；业务档案要有封面，封面注明序号、业务类型、卷号、名称、年、月、日、单位等内容；业务档案要有目录（索引），内容要按全市统一要求顺序排列，以便快速查阅；业务档案应做到规范、整齐、字迹工整、清晰，不空项，不漏内容；业务档案要设立《业务档案登记簿》，登记业务档案编号、名称、日期、委托单位、业务人员姓名等；业务档案要建立借阅登记手续。

    6、使用电子业务档案管理的事务所，仍应按规定建立并保存纸质业务档案。

    7、业务档案要与出具的法定业务报告从内容到格式以及签字、盖章等完全一致。

    8、非本所执业注册税务师出具的业务报告不得纳入本所业务档案管理。

    9、各所要妥善保管好业务档案，保存期限应不少于五年。